Krajowy System e-Faktur – co to?

Krajowy System e-Faktur to platforma cyfrowa wdrożona przez rząd w celu usprawnienia procesu fakturowania dla firm i osób fizycznych w całym kraju. Ma na celu zastąpienie tradycyjnych faktur w formie papierowej wersjami elektronicznymi. W ramach tego systemu faktury są generowane, wysyłane, odbierane i przetwarzane elektronicznie w znormalizowanym formacie.

Jedną z kluczowych zalet krajowego systemu e-Faktur jest możliwość wyeliminowania przez przedsiębiorstwa zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki automatycznemu wypełnianiu faktur elektronicznych odpowiednimi informacjami, takimi jak dane dostawcy, opisy pozycji, ilości, ceny i obliczenia podatkowe, osoby fizyczne nie muszą już ręcznie wprowadzać tych informacji do swoich systemów księgowych. To nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza liczbę błędów ludzkich, które mogą wystąpić podczas wpisywania danych.

KSeF – od kiedy obowiązek korzystania?

Krajowy System e-Faktur jest w 2023 r. wciąż dobrowolnym rozwiązaniem (jest tak od momentu wprowadzenia go 1 stycznia 2022 r.). Trzeba jednak pamiętać, że już w 2024 r. planuje się wprowadzić obowiązek korzystania z KSeF (dla przedsiębiorców – czynnych podatników VAT). Z kolei począwszy od stycznia 2025 r. obowiązkiem korzystania z KSeF objęte również firmy prowadzone przez podatników zwolnionych z podatku od towarów i usług.

Trzeba pamiętać, że 1 lipca 2024 r. to termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Nie dotyczy to jednak wszystkich przedsiębiorców. Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z KSeF stanie się konieczne dla czynnych podatników, natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będzie to 1 stycznia 2025 r.

Kto musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Według obowiązujących przepisów, korzystać z usługi w ramach Krajowego Systemu e-Faktur mogą, a w przyszłości będą musieli, przedsiębiorcy, którzy:

• zostali zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
• są zwolnieni z podatku od towarów i usług VAT (niezależnie od tego, czy chodzi o zwolnienie z VAT podmiotowe lub przedmiotowe),
• są rozliczani w ramach szczególnej procedury unijnej OSS.

Korzyści ze stosowania KSeF

Przedsiębiorcy mogą liczyć na takie korzyści wynikające ze stosowania KSeF jak:

• skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni,
• bezpieczeństwo dokumentacji – dzięki KSeF nie musisz obawiać się zniszczenia lub zagubienia plików,
• brak obowiązku sporządzania struktury JPK_FA.

W jaki sposób wystawia się faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF?

Faktury ustrukturyzowane zgodne ze strukturą KSeF można wystawiać na dwa sposoby:

• program księgowy, z którego korzystasz na co dzień (o ile jest on wyposażony w taką funkcjonalność),
• platforma cyfrowa, która została udostępniona wszystkim przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów.

Faktury ustrukturyzowane KSeF przetwarza się w formacie .xml.

Struktura plików KSeF jest opublikowana za pośrednictwem internetowego systemu, to znaczy Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Są one dostępne na platformie elektronicznej ePUAP (ePUAP to Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).

Za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur możliwe jest wystawianie korekt. Z drugiej jednak strony nie przewidziano – a przynajmniej, nie zrobiono tego dotychczas – funkcjonalności w postaci możliwości sporządzania not korygujących w Krajowym Systemie e-Faktur. Podobnie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o pro-formy.

Powszechny obowiązek stosowania KSeF zbliża się wielkimi krokami. Warto zatem już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w swoim przedsiębiorstwie.