Zmiana biura rachunkowego może być strategiczną decyzją, mającą wpływ na stabilność finansową i efektywność operacyjną Twojej firmy. Bez względu na powody takiej decyzji – czy to kwestie kosztów, jakości obsługi, czy zmiany potrzeb biznesowych – dla utrzymania ciągłości działania i by uniknąć niepotrzebnych komplikacji, warto przygotować się do tego procesu.
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Zanim przystąpisz do zmiany biura rachunkowego, powinieneś zastanowić się nad powodami, które skłaniają Cię do podjęcia tej decyzji. Oto kilka możliwych powodów:
Koszty dotychczasowej usługi – jeśli koszty obsługi rachunkowej w Twoim obecnym biurze są zbyt wysokie w porównaniu do oferty konkurencyjnych firm, może to być dla Ciebie uzasadniony powód do zmiany.
Brak należytej jakości obsługi – Niedokładne rozliczenia, opóźnienia, niewystarczająca jakość usług, brak wsparcia i wiedzy merytorycznej, czy brak reprezentacji przed urzędami to sygnały, że warto rozważyć zmianę.
Rozwój firmy – Na początku swojej działalności przedsiębiorcy mają głównie na uwadze zorganizowanie biznesu i pozyskanie klientów, więc często outsourcing księgowości wybierany jest przez nich trochę przypadkiem. Z czasem taka współpraca może być nieefektywna. Również w miarę rozwoju firmy, zwiększania skali, zmiany obszarów działalności lub ekspansji na nowe rynki, może okazać się, że dotychczasowe biuro rachunkowe nie posiada wystarczająco specjalistycznej wiedzy i nie zapewnia odpowiednio szerokich usług.
Przygotowanie do zmiany
Jak do każdej istotnej dla biznesu zmiany, także do zmiany biura rachunkowego warto się odpowiednio przygotować. Jakie kroki podjąć?
Analiza obecnej sytuacji – Dokładnie przeanalizuj obecną sytuację finansową i księgową firmy. Sprawdź aktualny status rozliczeń, ewentualne zaległości czy problemy, które skłoniły Cię do rozważenia zmiany.
Spis oczekiwań – Określ, jakie są Twoje oczekiwania wobec nowego biura rachunkowego. Czy zależy Ci głównie na niższych kosztach, na wysokiej jakości obsługi, czy może specjalistycznej wiedzy z danej branży?
Sprawdzenie umowy z obecnym biurem – Przeczytaj umowę z obecnym biurem zwracając uwagę na formę, okres i warunki wypowiedzenia umowy. Upewnij się, że zakończenie współpracy będzie możliwe bez dodatkowych komplikacji.
Znalezienie nowego biura – Zbierz informacje na temat różnych biur. Porównaj kwalifikacje, specjalizacje, ceny, ofertę i dostępność usług.
Proces zmiany biura księgowego
Gdy już jesteś gotowy na zmianę, przejdź do przeprowadzenia całego procesu i skutecznego nawiązania współpracy z nowym partnerem.
1. Wypowiedzenie dotychczasowej umowy – Zgodnie z warunkami obowiązującej umowy, poinformuj obecne biuro o zamiarze zmiany partnera. Upewnij się, że wszystkie formalności związane z wypowiedzeniem są przestrzegane.
2. Przekazanie dokumentów – Zorganizuj przekazanie dokumentacji z dotychczasowego do nowego biura. Upewnij się, że nowe biuro ma dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów. Zadbaj, by kluczowe informacje były przekazane dokładnie. Jeśli istnieją specyficzne kwestie związane z działalnością Twojej firmy, dostarcz odpowiednie informacje nowemu biuru. Im więcej szczegółów, tym lepiej będzie ono w stanie świadczyć swoje usługi.
3. Aktualizacja wpisu w CEiGD – Wpis ten zawiera m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz o miejscu przechowywania dokumentacji, więc pamiętaj o tym obowiązku.
4. Początek współpracy z nowym biurem – Ustal harmonogram współpracy. Określ, jakie są terminy składania dokumentów, jak często będą przekazywane raporty oraz jak wyglądać będą wasze spotkania czy konsultacje. Ustal również sposoby przekazywania informacji. Wyznacz osobę odpowiedzialną za współpracę.
5. Komunikacja i monitoring – Na początku utrzymuj stały kontakt z nowym biurem księgowym. Regularne rozmowy telefoniczne czy spotkania pozwolą na bieżące omawianie wszelkich wątpliwości i dostosowanie usług do potrzeb. Bądź otwarty na wszelkie sugestie, które mogą poprawić efektywność obsługi księgowej i współpracy. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, bądź otwarty na rozmowę i dostosuj współpracę do bieżących potrzeb.
Szczególnie bacznie przyglądaj się procesowi rachunkowemu realizowanemu przez nowe biuro. Analizuj przekazywane raporty księgowe i monitoruj, czy są dostarczane zgodnie z ustalonymi terminami. Sprawdź, czy wszystkie transakcje są poprawnie zaksięgowane. Czy terminy składania dokumentów i rozliczeń są dotrzymywane.
Po kilku miesiącach współpracy oceń skuteczność obsługi, zidentyfikuj mocne strony współpracy i ewentualne obszary do poprawy.
Zmiana biura rachunkowego to istotna decyzja, która wymaga starannej analizy i przygotowania. Wybór nowego partnera powinien być dokładnie przemyślany, a proces zmiany przeprowadzony z należytą starannością. Pamiętaj, że jako przedsiębiorca masz prawo oczekiwać profesjonalizmu, skuteczności i klarowności w obszarze księgowości. Odpowiedzialny partner pomoże Ci zapewnić płynne i efektywne zarządzanie księgowością w Twojej firmie.
