Księgowość, rachunkowość, kadry, płace, podatki

Księgowość w małej firmie: 7 kluczowych zasad skutecznego zarządzania

W prowadzeniu małej firmy, efektywne zarządzanie księgowością stanowi istotny filar sukcesu. Odpowiednie procedury i strategiczne podejście do finansów pomagają nie tylko uniknąć błędów, ale także utrzymać stabilność i sprzyjają długoterminowemu rozwojowi przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej siedmiu kluczowym zasadom, które pomogą w efektywnym zarządzaniu księgowością w małej firmie.

Prowadź systematyczną ewidencję finansową

Pierwszym krokiem w skutecznym zarządzaniu księgowością jest regularne prowadzenie ewidencji finansowej. Dokładne odnotowywanie transakcji umożliwia bieżącą analizę kondycji finansowej firmy. Niezależnie od tego, czy korzystasz z tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych czy też nowoczesnych programów do księgowości, kluczem jest systematyczność.

Korzystaj z oprogramowania do księgowości

W dobie zaawansowanych technologii, korzystanie z profesjonalnego oprogramowania do księgowości staje się ważne i niezwykle pomocne. Dzięki odpowiednim narzędziom przyspieszysz wiele procesów oraz osiągniesz większą precyzję. Programy pomogą Ci w realizacji zadań księgowych i ułatwią przejście przez obowiązujące procedury.

Planuj budżet i monitoruj wydatki

Efektywne zarządzanie finansami małej firmy wymaga stworzenia realistycznego budżetu i systematycznego monitorowania wydatków. Planowanie budżetu pozwala na lepszą kontrolę nad finansami oraz unikanie zbędnych kosztów. Regularne porównywanie rzeczywistych wydatków z budżetem pozwoli Ci szybko reagować na ewentualne odchylenia i dostosować strategię finansową.

Zautomatyzuj procesy rachunkowe

Wprowadzenie automatyzacji procesów rachunkowych to jeden z ważnych elementów skutecznego zarządzania księgowością. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pozwoli Ci na zautomatyzowanie faktur, rozliczeń czy raportów. To nie tylko oszczędność czasu, ale również eliminacja błędów ludzkich związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów.

Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi

Śledzenie zmian w przepisach podatkowych i prawa finansowego to nie tylko obowiązek, ale i klucz do unikania kłopotliwych sytuacji. Bądź na bieżąco z nowościami, korzystaj z dostępnych źródeł informacji, uczestnicz w szkoleniach, wspieraj się wiedzą profesjonalnych doradców. Dzięki temu będziesz w stanie dostosować swoje procedury do aktualnych wymogów prawnych.

Inwestuj w edukację

Postawienie na rozwój kompetencji księgowego lub personelu odpowiedzialnego za finanse firmy to kluczowy element skutecznego zarządzania księgowością. Regularne szkolenia pomogą Ci utrzymać zespół na najwyższym poziomie wiedzy, co przełoży się na precyzję i skuteczność działań księgowych.

Przekaż zadania do biura księgowego

W małych firmach, gdzie zasoby czasowe są ograniczone, warto zlecać zadania związane z księgowością profesjonalistom. Skorzystanie z usług doświadczonego księgowego lub biura rachunkowego gwarantuje nie tylko zgodność z przepisami, ale również kompleksową obsługę finansową. Specjalista zorientowany na aktualne zmiany w przepisach może pomóc w optymalizacji Twoich kosztów i unikaniu kar.

Podsumowując, skuteczne zarządzanie księgowością w małej firmie to wyzwanie, które wymaga systematyczności, profesjonalizmu i gotowości do adaptacji do zmian. Wykorzystując powyższe zasady i korzystając z nowoczesnych narzędzi, małe przedsiębiorstwo może efektywnie kontrolować swoje finanse, co stanowi fundament sukcesu i długoterminowego rozwoju. Doskonałym rozwiązaniem dla spółek lub JDG jest również outsourcing zadań księgowych do profesjonalnego biura rachunkowego.

Krajowy System e-Faktur – Co to takiego jest? Podstawowe informacje

Krajowy System e-Faktur – co to?

Krajowy System e-Faktur to platforma cyfrowa wdrożona przez rząd w celu usprawnienia procesu fakturowania dla firm i osób fizycznych w całym kraju. Ma na celu zastąpienie tradycyjnych faktur w formie papierowej wersjami elektronicznymi. W ramach tego systemu faktury są generowane, wysyłane, odbierane i przetwarzane elektronicznie w znormalizowanym formacie.

Jedną z kluczowych zalet krajowego systemu e-Faktur jest możliwość wyeliminowania przez przedsiębiorstwa zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki automatycznemu wypełnianiu faktur elektronicznych odpowiednimi informacjami, takimi jak dane dostawcy, opisy pozycji, ilości, ceny i obliczenia podatkowe, osoby fizyczne nie muszą już ręcznie wprowadzać tych informacji do swoich systemów księgowych. To nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza liczbę błędów ludzkich, które mogą wystąpić podczas wpisywania danych.

KSeF – od kiedy obowiązek korzystania?

Krajowy System e-Faktur jest w 2023 r. wciąż dobrowolnym rozwiązaniem (jest tak od momentu wprowadzenia go 1 stycznia 2022 r.). Trzeba jednak pamiętać, że już w 2024 r. planuje się wprowadzić obowiązek korzystania z KSeF (dla przedsiębiorców – czynnych podatników VAT). Z kolei począwszy od stycznia 2025 r. obowiązkiem korzystania z KSeF objęte również firmy prowadzone przez podatników zwolnionych z podatku od towarów i usług.

Trzeba pamiętać, że 1 lipca 2024 r. to termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Nie dotyczy to jednak wszystkich przedsiębiorców. Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z KSeF stanie się konieczne dla czynnych podatników, natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będzie to 1 stycznia 2025 r.

Kto musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Według obowiązujących przepisów, korzystać z usługi w ramach Krajowego Systemu e-Faktur mogą, a w przyszłości będą musieli, przedsiębiorcy, którzy:

  • zostali zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
  • są zwolnieni z podatku od towarów i usług VAT (niezależnie od tego, czy chodzi o zwolnienie z VAT podmiotowe lub przedmiotowe),
  • są rozliczani w ramach szczególnej procedury unijnej OSS.

Korzyści ze stosowania KSeF

Przedsiębiorcy mogą liczyć na takie korzyści wynikające ze stosowania KSeF jak:

  • skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni,
  • bezpieczeństwo dokumentacji – dzięki KSeF nie musisz obawiać się zniszczenia lub zagubienia plików,
  • brak obowiązku sporządzania struktury JPK_FA.

W jaki sposób wystawia się faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF?

Faktury ustrukturyzowane zgodne ze strukturą KSeF można wystawiać na dwa sposoby:

  • program księgowy, z którego korzystasz na co dzień (o ile jest on wyposażony w taką funkcjonalność),
  • platforma cyfrowa, która została udostępniona wszystkim przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów.

Faktury ustrukturyzowane KSeF przetwarza się w formacie .xml.

Struktura plików KSeF jest opublikowana za pośrednictwem internetowego systemu, to znaczy Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Są one dostępne na platformie elektronicznej ePUAP (ePUAP to Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).

Za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur możliwe jest wystawianie korekt. Z drugiej jednak strony nie przewidziano – a przynajmniej, nie zrobiono tego dotychczas – funkcjonalności w postaci możliwości sporządzania not korygujących w Krajowym Systemie e-Faktur. Podobnie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o pro-formy.

Powszechny obowiązek stosowania KSeF zbliża się wielkimi krokami. Warto zatem już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w swoim przedsiębiorstwie.

Slim VAT 3 to pakiet wielu różnych zmian

W pakiecie oprócz zmian z tytułu podatku VAT znajdują się także inne warte uwagi rzeczy. Nowelizacja wprowadziła szereg ułatwień mających pomóc podatnikowi w codziennym życiu, ale także przedsiębiorcy w prowadzeniu firmy.

Podatek od spadków i darowizn

Pierwszą kwestią są ustalenia dotyczące podatku od spadków i darowizn. Dzięki nim można liczyć na wyższą kwotę wolną od podatku. Przynależność do I grupy podatkowej, określa kwotę zwolnioną od podatku w wysokości 36.120 zł, w II grupie 27.090 zł, natomiast w trzeciej 5.733 zł. Na uwagę zasługuje fakt, że kwota będzie wyższa w przypadku, kiedy podatnik należy do bliskiej rodziny.

Ryczałt od przychodów z najmu prywatnego

Zmianie uległ także ryczałt od przychodów z najmu prywatnego, a konkretniej jego opodatkowanie. Skorzystają na tym małżonkowie, którzy będą mogli stosować stawkę 12,5% po przekroczeniu 200 tys. zł.

Ulga rehabilitacyjna i ulga na dzieci

Nowelizacja wprowadziła także reformy dotyczące ulg. Pierwszą z nich jest ulga rehabilitacyjna. Można z niej skorzystać w przypadku, jeśli podatnik ma na utrzymaniu niepełnosprawnego członka rodziny. Pozwala ona na odliczenie poniesionych wydatków.

Drugą z nich jest ulga na dzieci (z niepełnosprawnością). Dotychczas obowiązywał limit dochodowy dla rodziców z niepełnosprawnym jedynakiem. Slim VAT 3 znosi to ustanowienie.

Podatek PIT

Zmiany można zauważyć także w kwestii podatku PIT. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą, odtąd nie musi się martwić o rozliczanie dochodów, ponieważ umożliwia mu to usługa e-PIT.

Przesunięte o rok terminy prowadzenia elektronicznych ksiąg do JPK_PIT i JPK_CIT pozwalają przedsiębiorcy na odpowiednie przygotowanie się do realizacji tego obowiązku.

Można więc zauważyć, że pakiet Slim VAT 3 zawiera dość istotne zmiany, które mają znaczenie dla podatnika.

Jakie korzyści płyną z Slim VAT 3?

Nowelizacja ustawy ma na celu liczne modyfikacje podatkowe dla polskich obywateli, które mają za zadanie przyspieszyć i ułatwić proces rozliczania się z urzędami. Dzięki temu wzrośnie płynność finansowa przedsiębiorstwa. Slim VAT 3 niesie ze sobą również wiele innych korzyści, z których podatnik może skorzystać. Są to między innymi:

  • mniejsza liczba korekt i mniej problematyczne rozliczanie VAT-u – stosowanie kursu przeliczeniowego dla faktur korygujących jest bardziej doprecyzowane. Ponadto pod pewnymi warunkami można zrezygnować z korekty;
  • zmniejszone zostały formalności w obrocie międzynarodowym – nie  trzeba posiadać faktury dot. WNT;
  • prostsze fakturowanie – warunki wystawienia faktury są dostosowane do e-paragonu;
  • poprawa płynności finansowej dla firm – od teraz limit sprzedaży jest podniesiony do 2 milionów euro. Co więcej, są większe możliwości dysponowania środkami z rachunku VAT.
  • prostszy dostęp do wiedzy podatkowej – informacje odtąd są wydawane przez jeden właściwy organ do tego wyznaczony, co zdecydowanie ułatwi dostęp do wszelkiego rodzaju wiedzy na temat podatków.

Nowe rozwiązania, które przynosi pakiet SLIM VAT 3, wejdą w życie już 1 lipca 2023 r. 

Zmiany w kodeksie pracy obowiązujące od 26 kwietnia 2023 r.

Zapoznaj się z najważniejszymi zmianami w Kodeksie pracy, które weszły w życie 26 kwietnia 2023 r.:

Umowa na okres próbny

Zawierana maksymalnie na trzy miesiące z zastrzeżeniem:

a) maksymalnie na 1 miesiąc – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;

b) maksymalnie na 2 miesiące – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy:

– strony mogą jednokrotnie wydłużyć w umowie o pracę na okres próbny okresy wskazane w pkt 1 i 2 nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy,

– strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,

– ponowne zawarcie umowy możliwe będzie tylko wówczas, gdy  pracownik miałby być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Umowa na czas określony

– obowiązek podania uzasadnienia wypowiedzenia umowy przez pracodawcę,

– obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy z reprezentującą pracownika organizacją związkową.

Informacja o warunkach zatrudnienia

– przekazywana nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy,

– przekazywana w postaci papierowej lub elektronicznej; informację, pracodawca może przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika,

– znacznie rozszerzony zakres treści informacji (art. 29 par. 3 k.p.),

– nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca informuje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Informacje przy pracy za granicą, w tym przy podróżach służbowych

– przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający cztery kolejne tygodnie pracodawca przekazuje pracownikowi niezależnie od informacji z art. 29 k.p., informacje w postaci papierowej lub elektronicznej m.in. o czasie wykonywania pracy w innym państwie oraz o warunkach pracy (szczegółowo w art. 29(1) k.p.).

Urlop opiekuńczy

– pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze pięciu dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,

– urlop ten jest niepłatny,

– udzielany na wniosek pracownika składany w postaci papierowej lub elektronicznej z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem,

– okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze.

Zwolnienie z powodu siły wyższej

– pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika,

– w okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia,

– wyboru sposobu korzystania ze zwolnienia dokonuje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym, wybór jest wiążący w danym roku,

– wniosek zgłaszany przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Czas pracy

– zwiększenie ilości przerw w pracy z art. 134 k.p.

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:

a) wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;

b) jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;

c) jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;

– zgodnie z nowym art. 94(13) k.p., jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika; czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy,

– pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanym czasu pracy oraz delegować poza stałe miejsce pracy.

  • zmiana sposobu wnioskowania w urlopach rodzicielskich – zamiast wniosków w formie pisemnej wnioski w postaci papierowej lub elektronicznej (dotyczy wniosku o rezygnację z korzystania z części urlopu macierzyńskiego przez pracownicę na podstawie 180 par. 4i 6 k.p. oraz o udzielanie części urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu albo innemu członkowi najbliższej rodziny w przypadkach określonych w art. 180 par. 4 pkt 1, par. 5, par. 6 pkt 1 i par. 7, par. 10 pkt 1 i par. 11–13 i 15 k.p., wniosku o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, o urlop rodzicielski lub jego część, o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą; o urlop ojcowski; o urlop wychowawczy, wycofania wniosku o ten urlop, wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
  • urlop ojcowski – pracownik – ojciec wychowujący dziecko będzie mieć prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do dwóch tygodni, nie dłużej jednak niż do:

a) ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia (dotychczas do ukończenia 24 miesiąca życia) albo

b) upływu 12 miesięcy (dotychczas do upływu 24 miesięcy) od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Urlop rodzicielski

– uchylenie art. 179(1) k.p. stanowiącego podstawę składania tzw. długiego wniosku o urlop rodzicielski w ciągu 21 dni po porodzie,

– rezygnacja z ograniczenia możliwości wykorzystywania urlopu rodzicielskiego do tych przypadków, w których wykorzystany został urlop macierzyński,

– urlop rodzicielski ojca dziecka nie będzie uzależniony od tego, czy w chwili porodu matka dziecka pozostawała w zatrudnieniu lub ubezpieczeniu chorobowym,

– wprowadzenie nieprzenaszalnej na drugiego z rodziców 9-tygodniowej części urlopu (wydłużeniu urlopu rodzicielskiego o 9 tygodni),

– zmiana maksymalnego wymiaru urlopu w związku z łączeniem go z pracą,

– ustalenie wyższych wymiarów urlopu rodzicielskiego dla rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (65 i 67 tygodni),

– znaczne zmiany w zakresie wnioskowania o urlop i jego części.

Ochrona przed zwolnieniem

– w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może:

a) prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem;

b) wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy;

– w przypadku złożenia przez pracownika wniosku wcześniej niż w terminach określonych w art. 180 par. 9 k.p., art. 182(1d) par. 1 k..p. lub w art. 182(3) par. 2 k.p. zakazy te zaczynają  obowiązywać na:

a) 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu macierzyńskiego oraz części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego;

b) 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu rodzicielskiego albo jego części;

c) 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu ojcowskiego albo jego części;

– ochroną powyższą objęto zatrudnienie na okres próbny niezależnie od okresu, na który zawarta jest umowa.

  • elastyczna organizacja pracy obejmuje: pracę zdalną, przerywany system czasu pracy, system pracy weekendowej, system skróconego tygodnia pracy, ruchome (zmienne) rozkłady czasu pracy z art. 140(1) k.p., indywidualne rozkłady czasu pracy, obniżenie wymiaru czasu pracy;

– do złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy uprawniony jest pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia,

– wniosek składany jest  postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy,

– pracodawca rozpatruje wniosek, biorąc pod uwagę: potrzeby pracownika, termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika,

– pracodawca jest obowiązany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Podstawa prawna: Ustawa z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641).

    Podróże służbowe – diety krajowe i zagraniczne od 01-01-2023 r. 

    Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

    Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:

    • diety: przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków,
    • zwrot kosztów: dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przejazdów, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

    1. Diety w podróży krajowej

    Minimalna wysokość diety krajowej to 45 zł za dobę podróży.

    Jeżeli podróż trwa:

    • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
    • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

    W sytuacji, gdy pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dieta jest obniżana. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Za śniadanie dolicza się 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety.

    2. Noclegi w podróży krajowej

    Za nocleg w hotelu przysługuje pracownikowi zwrot poniesionej przez niego opłaty udokumentowanej rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (900 zł).

    Jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł. 

    3. Diety w podróży zagranicznej

    W firmach, które nie posiadają wewnętrznych uregulowań w zakresie naliczania diet zagranicznych (np. w formie regulaminu wynagradzania), dla obliczania diet stosuje się stawki określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302).

    Wysokość diety w podróży zagranicznej jest zależna od państwa, do którego jest delegowany.

    Pracodawca może ustalić inne limity, niż te określone w przepisach. Ważne, by minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie była mniej korzystna, niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Oznacza to, że stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w rozporządzeniu, jest stawką minimalną.

    WAŻNE! Jeśli pracodawca ustali i wypłaci pracownikowi dietę wyższą niż limit określony we wskazanym wyżej rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowiła dla niego przychód, od którego zapłaci podatek.

    Jeżeli podróż trwa:

    • do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
    • ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

    Czas podróży zagranicznej jest nalicza się:

    • podróż lotnicza – od momentu startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
    • podróż lądowa – od przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
    • podróż morska – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

    4. Noclegi w podróży zagranicznej

    Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale do limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

    Dla każdego kraju ustalony jest odrębny limit.

    5. Dojazdy

    W docelowej miejscowości za granicą (również tam, gdzie pracownik nocował) pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety z tytułu pokrycia kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. W przypadku dojazdu w jedną stronę, ryczałt wynosi 50% diety.

    WAŻNE! Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.

    Podstawa prawna:

    Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

    Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

    Limit transakcji gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami (B2B)

    Limit transakcji gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami (B2B)

    Do końca 2023 r., limit płatności gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami dla jednorazowej transakcji wynosi 15.000 zł.

    Od 1 stycznia 2024 r. limit płatności gotówkowych w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami dla jednorazowej transakcji ma wynosić 8.000 zł.

    Gdy wartość transakcji przekroczy kwotę limitu, płatność musi zostać zrealizowana z użyciem rachunku płatniczego.

    Przez rachunek płatniczy rozumie się:

    • rachunek bankowy,
    • SKOK,
    • mechanizmy pośrednie, takie jak płatność kartą czy platformy internetowe.

    WAŻNE! Limit dotyczy całkowitej wartości transakcji, bez względu na liczbę płatności dokonanych w ramach tej transakcji.

     Jednorazowa wartość transakcji to:

    • cała wartość wierzytelności lub zobowiązań,
    • wyrażona w pieniądzu,
    • wynikająca z odpłatnej dostawy towaru lub odpłatnego świadczenia usług,
    • określona w umowie zawartej między przedsiębiorcami.

    Konsekwencje przekroczenia limitu płatności gotówką

    Niezastosowanie się do limitu płatności gotówką powoduje, że przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć płatności do kosztów uzyskania przychodów w części, w jakiej została ona dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego (art. 22p ust. 1 ustawy o PIT i odpowiednio 15d ustawy o CIT).

    Limit transakcji gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem (B2C)

    • Do końca 2023 r. konsumentów nie dotyczy limit transakcji gotówkowych.
    • Od 1 stycznia 2024 r. limit transakcji gotówkowych zacznie obowiązywać również w transakcjach przedsiębiorców z konsumentami i ma wynosić 20.000 zł.
    • Limit dotyczyć będzie wartości całkowitej transakcji, bez względu na liczbę płatności dokonanych w ramach tej transakcji.

    Konsekwencje przekroczenia limitu płatności gotówką

    Jeśli w 2024 r. przedsiębiorca przyjmie od konsumenta płatność gotówką w kwocie przekraczającej 20.000 zł, to cała kwota przyjęta bez pośrednictwa rachunku płatniczego będzie stanowiła dla niego przychód z działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 22 ustawy o PIT i odpowiednio art. 12 ust. 1 pkt 16 ustawy o CIT).