Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:

• diety: przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków,
• zwrot kosztów: dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przejazdów, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

1. Diety w podróży krajowej

Minimalna wysokość diety krajowej to 45 zł za dobę podróży.

Jeżeli podróż trwa:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

W sytuacji, gdy pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dieta jest obniżana. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Za śniadanie dolicza się 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety.

2. Noclegi w podróży krajowej

Za nocleg w hotelu przysługuje pracownikowi zwrot poniesionej przez niego opłaty udokumentowanej rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (900 zł).

Jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł. 

3. Diety w podróży zagranicznej

W firmach, które nie posiadają wewnętrznych uregulowań w zakresie naliczania diet zagranicznych (np. w formie regulaminu wynagradzania), dla obliczania diet stosuje się stawki określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302).

Wysokość diety w podróży zagranicznej jest zależna od państwa, do którego jest delegowany.

Pracodawca może ustalić inne limity, niż te określone w przepisach. Ważne, by minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie była mniej korzystna, niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Oznacza to, że stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w rozporządzeniu, jest stawką minimalną.

WAŻNE! Jeśli pracodawca ustali i wypłaci pracownikowi dietę wyższą niż limit określony we wskazanym wyżej rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowiła dla niego przychód, od którego zapłaci podatek.

Jeżeli podróż trwa:

• do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Czas podróży zagranicznej jest nalicza się:

• podróż lotnicza – od momentu startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• podróż lądowa – od przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• podróż morska – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

4. Noclegi w podróży zagranicznej

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale do limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dla każdego kraju ustalony jest odrębny limit.

5. Dojazdy

W docelowej miejscowości za granicą (również tam, gdzie pracownik nocował) pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety z tytułu pokrycia kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. W przypadku dojazdu w jedną stronę, ryczałt wynosi 50% diety.

WAŻNE! Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.